Planificación, organización y control de eventos

• Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas específicas dentro del sector turístico
• Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora
• Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso
• Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes

1. El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados

• El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situaciones, tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano
• Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda
• Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos
• Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos
• Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución

2. Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones

• Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria
• Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional y oferta complementaria

3. Los eventos, su tipología y su mercado

• Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivos, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros
• El concepto de evento
• El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes
• La gestión de eventos como función emisora y como función receptora
• Fases del proyecto de un evento

4. El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización

• Fuentes y medios de acceso a la información
• Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios
• Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables
• Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones
• Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones
• Programación de la logística y de los recursos humanos
• Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos
• Gestión de espacios comerciales y de patrocinios
• Presidencias honoríficas y participación de personalidades
• Confección de cronogramas
• Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad
• Presupuestación del evento

5. Servicios requeridos en la organización de eventos

• Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas
• Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones
• Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita
• Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos
• Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones
• Secretaría técnica y secretaría científica
• Servicios de animación cultural y producción de espectáculos
• Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos
• Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales
• Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos
• Otros servicios requeridos en los eventos

6. Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos

• Tipos y comparación
• Programas a medida y oferta estándar del mercado
• Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas online

7. El evento como proyecto: organización

• La organización del evento: Definición de funciones y tareas
• Comités y secretarías: funciones y coordinación
• Gestión de colaboraciones y patrocinios
• Soportes y medios para ofrecer información del evento
• Difusión del evento y captación de participantes
• Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos
• Funciones y responsabilidades
• Procedimientos e instrucciones de trabajo

8. El evento como proyecto: dirección y control

• Control de inscripciones
• Control de cobros
• Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos
• Protección de datos personales
• Documentación del evento
• Procesos administrativos y contables
• Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones
• Coordinación
• Evaluación de servicios y suministros
• Formalización de contratos. Documentación
• Supervisión y control del desarrollo del evento
• Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes
• Documentos de control del evento
• El informe final del evento
• Balances económicos